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Datenschutzhinweise


Allgemeine Hinweise

Folgende Hinweise gelten für alle unter dem Punkt "Dienstspezifische Hinweise" genannten Dienste

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Geltungsbereich: Universitätsbibliothek
(Version 2 vom 30.06.2021)

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die unter "Dienstspezifische Hinweise" genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, Verantwortlicher“, Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Rektor Herrn Prof. Dr. Ing. Gerhard Sagerer.

Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Kontaktdaten der Ansprechpartnerin:

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:

Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse der Verantwortlichen.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des Art. 20 EU-DSGVO
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

  • Landesbeauftragten für Datenschutz und
  • Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
  • Kavalleriestr. 2-4
  • 40213 Düsseldorf

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die Universität Bielefeld veröffentlichten Fassung.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Erhebung der Daten findet gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m § 3 Abs. 1 des Hochschulgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (HG NRW) sowie § 1 Abs. 3 der Benutzungsordnung der Universitätsbibliothek (BenO) bzw. § 7 Abs. 1 BenO i. V. m.

§ 1 Abs. 1 der Gebührenordnung der Universitätsbibliothek (GebO) statt.


Dienstspezifische Hinweise

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Das Bibliotheksmanagementsystem (Alma) ist die zentrale Verwaltungssoftware zur Steuerung wesentlicher Kernprozesse in einer modernen wissenschaftlichen Bibliothek. Dazu gehören u.a. Verwaltung der Nutzerdaten im Rahmen der Medienausleihe, Verlängerung, Vormerkung, Durchführung von Gebühren- und Mahnprozesse sowie Nutzerkommunikation.

Der Katalog.plus! (VuFind) ist ein bibliothekarisches Suchsystem (Discovery-System), das Bibliotheksnutzer*innen eine Literaturrecherche über eine Suchmaske ermöglicht.

Es werden folgende personenbezogene Daten von Bibliotheksnutzer*innen verarbeitet:

Bibliotheksmanagementsystem (Alma)

a) Angaben zur Person

  • Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Foto
  • Primäre Kennung, Bibliotheksbenutzergruppe, Status, Datum der letzten Benutzeraktivität, bevorzugte Sprache, Benutzerrolle, weitere Kennungen)
  • Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummern)
  • Sperren, Gebühren

b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

  • Ausleihen (Titel, Fälligkeitsdatum, Ausleihdatum, Ausleihstatus, Ausleihnotiz)
  • Rückgaben (Titel, Rückgabedatum)
  • Vormerkungen (Titel, Bestelldatum)

Diese Daten werden verarbeitet, um physische Medien an Bibliotheksnutzer*innen verleihen und eventuell anfallende Gebühren erheben zu können.

Katalog.plus! (VuFind)

  • Suchanfragen
  • IP-Adresse des Nutzers

Suchanfragen werden temporär gespeichert, um die Funktion "Suchhistorie" anbieten zu können.  Die IP-Adresse wird temporär gespeichert, um eine missbräuchliche Nutzung der Daten durch Bots, Crawler, etc. ermitteln zu können.

Bei der Verwendung der Funktion "Anmeldung (Ausleihkonto)" zum dauerhaften Speichern von Suchanfragen und Merklisten (Favoriten) werden außerdem folgende Daten gespeichert:

  • Vorname, Nachname
  • Primäre Kennung
  • E-Mail-Adresse

Datenübermittlung

Bibliotheksmanagementsystem (Alma)

Die Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der Hochschule übermittelt:

  • im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Hosting & Support) an das Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem,
  • im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Support & Einzelaufträge) an das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen sowie,
  • im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Bereitstellung & Hosting) an ie Ex Libris (Deutschland) GmbH übermittelt.

Katalog.plus! (VuFind)

  • Die Daten werden nicht an Dritte übermittelt.

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Bibliotheksmanagementsystem (Alma)

a) Angaben zur Person

  • Daten von Personen, die ihren Status als Mitglieder oder Angehörige der Universität Bielefeld verlieren, werden zu Beginn des zweiten auf den Statusverlust folgenden Kalenderjahres gelöscht.
  • Daten von Personen, die weder Mitglieder noch Angehörige der Universität sind, werden zu Beginn eines Kalenderjahres gelöscht, wenn diese Personen in den beiden vorangegangenen Kalenderjahren weder Medien entliehen noch Vormerkungen vorgenommen haben.

b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

  • Benutzungsbezogene Daten werden 180 Tage nach Abschluss des Vorgangs (in der Regel Rückgabe eines Mediums bzw. Zahlung einer Gebühr) anonymisiert.

Katalog.plus! (VuFind)

  • Suchanfragen (Suchhistorie) und IP-Adresse des Nutzers  werden 24 Stunden lang in der Datenbank gespeichert.
  • Gespeicherte Suchanfragen und Merklisten (Favoriten) werden solange gespeichert, bis diese vom Nutzer gelöscht werden oder bis das Konto des Nutzers aus VuFind entfernt wird.

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Der Briefkasten ist ein E-Mail-Formular, über das Bibliotheksnutzer*innen eine E-Mail an die Bibliothek schicken können.

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • E-Mail-Adresse

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden einer E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld über ein Kontaktformular.

Datenübermittlung

Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt.

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld datenschutzgerecht aufbewahrt und 6 Monate nach dem Absenden datenschutzgerecht gelöscht bzw. anonymisiert.

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Der Digitalisierungsvorschlag ist ein E-Mail-Formular, über das Bibliotheksnutzer*innen urheberrechtsfreie Literatur aus dem Bestand der Bibliothek zur Digitalisierung vorschlagen können.

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Name
  • E-Mail-Adresse

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden eines Digitalisierungsvorschlags per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.

Datenübermittlung

Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt.

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld datenschutzgerecht aufbewahrt und 6 Monate nach dem Absenden datenschutzgerecht gelöscht bzw. anonymisiert.

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Das "Bestellformular für Artikelbestellungen" ist ein E-Mail-Formular, über das Bibliotheksbenutzer*innen (Wissenschaftler*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende), Artikel aus Zeitschriften kostenpflichtig bestellen können.

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Name
  • Ausweisnummer
  • Fakultät / Einrichtung (bei Kostenübernahme durch Fakultät / Einrichtung)
  • E-Mail-Adresse

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden eines Bestellauftrags für Artikelbestellungen per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.

Datenübermittlung

Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt.

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld datenschutzgerecht aufbewahrt und 6 Monate nach dem Absenden datenschutzgerecht gelöscht bzw. anonymisiert.

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Der "Publikationsfonds: Fördermittel für Artikel beantragen" ist ein E-Mail-Formular, über das Wissenschaftler*innen, die zum Zeitpunkt der Einreichung des Manuskripts an der Universität Bielefeld beschäftigt sind, Fördermittel für die Publikation von Zeitschriftenartikeln beantragen können

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Name
  • E-Mail-Adresse

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden eines Fördermittelantrags für den Publikationsfonds per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.

Datenübermittlung

Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt.

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld datenschutzgerecht aufbewahrt und 6 Monate nach dem Absenden datenschutzgerecht gelöscht bzw. anonymisiert.

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Der "Publikationsfonds: Fördermittel für Monographien oder Sammelbände beantragen" ist ein E-Mail-Formular, über das Wissenschaftler*innen, die zum Zeitpunkt der Einreichung des Manuskripts an der Universität Bielefeld beschäftigt sind, Fördermittel für die Publikation von Monographien oder Sammelbände beantragen können

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Anschrift (wenn die Publikationskosten von einem persönlichen Konto beglichen wurden)
  • Geburtsdatum (wenn die Publikationskosten von einem persönlichen Konto beglichen wurden)
  • Steuernummer (wenn die Publikationskosten von einem persönlichen Konto beglichen wurden)
  • Bankverbindung (wenn die Publikationskosten von einem persönlichen Konto beglichen wurden)

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden eines Fördermittelantrags für den Publikationsfonds per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.

Datenübermittlung

Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt.

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld datenschutzgerecht aufbewahrt und 6 Monate nach dem Absenden datenschutzgerecht gelöscht bzw. anonymisiert.

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Der "Publikationsfonds: Fördermittel für Sammelwerksbeiträge beantragen" ist ein E-Mail-Formular, über das Wissenschaftler*innen, die zum Zeitpunkt der Einreichung des Manuskripts an der Universität Bielefeld beschäftigt sind, Fördermittel für die Publikation von Sammelwerksbeiträge beantragen können

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Name
  • E-Mail-Adresse

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden eines Fördermittelantrags für den Publikationsfonds per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.

Datenübermittlung

Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt.

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld datenschutzgerecht aufbewahrt und 6 Monate nach dem Absenden datenschutzgerecht gelöscht bzw. anonymisiert.

Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke

Die "Verlustmeldung für entliehene Medien" ist ein E-Mail-Formular, über das Bibliotheksnutzer*innen den Verlust eines Werkes melden zu können, welchen sie bei der UB Bielefeld ausgeliehen haben.

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Name
  • Ausweisnummer
  • E-Mail-Adresse

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden einer Verlustmeldung für entliehene Medien per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.

Datenübermittlung

Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt.

Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld datenschutzgerecht aufbewahrt und 6 Monate nach dem Absenden datenschutzgerecht gelöscht bzw. anonymisiert.


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